Krav til leverandører

Beskrivelse af de krav, som potentielle leverandører skal kunne bekræfte, at de kan leve op til i deres anmodning om godkendelse i forbindelse med

Krav til leverandører

Fold alle ud

Krav til leverandører

Nedenstående er beskrevet de krav, som potentielle leverandører skal kunne bekræfte, at de kan leve op til i deres anmodning om godkendelse.

Værdigrundlag og mål

Ydelserne til kommunens borgere bygger på følgende værdigrundlag, som det forventes, at leverandørerne vil efterleve i mødet med borgerne:

  • At borgerne altid skal være fokus for alle aktiviteter.
  • At der skal være sammenhæng i ydelserne og udvises fleksibilitet i mødet med borgerne.
  • At der skal vises smidighed og tværfaglighed samt samarbejdsevner på alle planer.
  • At hjælpen koordineres med andre faggrupper, eksterne samarbejdspartnere og andre relevante personer.
  • At der sikres et sundt og sikkert arbejdsmiljø for medarbejderne.

Målet med den personlige pleje og praktiske hjælp er at støtte og iværksætte aktiviteter, der fremmer det enkelte menneskes muligheder for at fungere bedst muligt i egne omgivelser.

Mulighederne skal udformes således, at det enkelte menneske har indflydelse på sin situation samt be-varer sin identitet og selvrespekt. Enhver ydelse bør indeholde omsorg med udgangspunkt i den konkrete situation og med respekt for borgernes selvbestemmelse og integritet.

Målet skal sikres ved:

  • At medvirke til at fremme borgernes viden, lyst og evne til at opnå og bevare sundhed.
  • At medvirke til at skabe et trygt miljø og en helhedsorienteret indsats for borgerne med udgangspunkt i de individuelle behov.
  • At styrke den enkelte borgers evne til at træffe valg og magte belastede situationer.
  • At sikre borgernes selvbestemmelse og integritet.
  • At styrke det sociale netværk, som bistår borgeren med at klare sig.
  • At der samarbejdes mellem den enkelte borger, familie, lokalområde, de udførende medarbejdere, le-verandørerne og den kommunale myndighed.
  • At ydelserne tilrettelægges således, at de fremstår serviceorienterede og gennemskuelige for borgeren.

Personalepolitik

Det forventes, at kommunens personalepolitik om ligestilling, etnisk ligestilling, seniorpolitik og sundheds- og arbejdsmiljø følges.

Standard for ydelser

Rødovre Kommunes serviceniveau fremgår af kvalitetsstandarden for personlig og praktisk hjælp mv. Standarden for ydelserne fastsættes af Kommunalbestyrelsen. Standarden omfatter kriterier for, hvem der kan modtage ydelsen, kvalitetsmål og den konkrete udformning af ydelsen. Kvalitetsstandarden kan ændres af Kommunalbestyrelsen i kontraktperioden.

En privat leverandør kan ikke afvise at tage nye borgere ind i deres ordning.

Alle leverandører må derfor kunne stille sikkerhed for, at de afgørelser, der er truffet, kan effektueres. Leverandører, der udelukkende leverer praktisk hjælp i dagtimerne, må sandsynliggøre, at de er i stand til at kunne reagere ved ændringer i borgernes behov. Leverandører af personlig pleje er forpligtet til at have den fornødne kapacitet og beredskab til at kunne levere pleje 24 timer i døgnet alle ugens dage til alle leverandørens borgere.

En del af opgavevaretagelsen er reguleret i form af retningslinjer, bl.a. . Det er et krav, at leverandø-rerne efterlever disse retningslinjer og vejledninger.

Tidspunktet for den praktiske hjælp aftales mellem borgeren og leverandøren af ydelsen, men leverandøren er udelukkende forpligtet til at kunne levere praktisk hjælp i dagtimerne (kl. 8.00 -15.00) på hverdage. Tidspunktet for levering af personlig pleje aftales ligeledes mellem borgeren og leverandøren. Leverandøren er forpligtet til at kunne levere pleje 24 timer i døgnet alle ugens dage.

Hvis medarbejderen kommer mere end 1 time før eller efter det aftalte tidspunkt, skal borgeren have telefonisk besked.

Hjælpen skal ydes fleksibelt, så det er et krav, at borgerne kan vælge fra gang til gang, hvordan den konkrete udførelse af hjælpen skal tilrettelægges og om der ønskes afvigelser fra den tildelte hjælp.

Ændringer aftales i hvert enkelt tilfælde mellem borgeren og medarbejderen. Det er medarbejderens opgave at sikre, at den ombyttede ydelse holdes inden for den tidsramme, det i øvrigt vil tage at udføre den visiterede hjælp. Såfremt der er tvivl om, hvorvidt det er forsvarligt at fravige den visiterede hjælp, skal medarbejderen tage udgangspunkt i den konkrete afgørelse.

Frist for start af leverancen

Så snart en borger har valgt leverandør sender visitationen afgørelsen om hjemmehjælp til den valgte leverandør. Fristerne for levering af ydelserne er for

  • Praktisk hjælp til nye borgere leveres inden for 10 hverdage. Såfremt det drejer sig om akutte indkøb skal dette kunne leveres umiddelbart efter at henvendelsen fra visitator er modtaget. Leverandøren er forpligtet til at kontakte den enkelte borger, for at lave aftale om det første besøg, inden 3 hverdage efter at afgørelsen er modtaget
  • Hjælp til personlig pleje og ernæring skal kunne leveres, senest dagen efter, at afgørelsen om den visi-terede hjælp er modtaget af den valgte leverandør, med mindre det drejer sig om akut hjælp, der skal gives umiddelbart efter, at henvendelsen fra visitator er modtaget.
  • Hjælp til bad startes inden for 5 hverdage.
  • Hjælp til indkøb leveres inden for 1 – 2 hverdage.

Hjælpens omfang

Det er visitatorernes opgave at vurdere behovet for personlig pleje og praktisk hjælp samt madservice. Etablering af hjælp forudgås derfor altid af et vurderings-/visitationsbesøg. De tildelte ydelser, samt den samlede tidsramme for hjælpen, fremgår af. Det er et ufravigeligt krav, at leverandøren overholder afgørelserne på leverandørskemaet og leverandøren skal løse de bevilgede opgaver inden for den visiterede tidsramme.

Såfremt leverandøren ikke mener sig i stand til at løse de visiterede opgaver inden for den fastsatte tidsramme, skal Visitationsafdelingen umiddelbart kontaktes. Hvis der opstår situationer, hvor borgerens behov ændres akut, skal Visitationsafdelingen også straks kontaktes.

Borgerne skal orienteres om de ydelser, der er bevilget, men ikke om tidsrammen.

Alle akutte ændringer udløser en revisitation senest førstkommende hverdag efter at ændringen er konstateret. Hvis det ændrede behov har en sådan karakter, at afhjælpning er uopsættelig, kan leverandøren umiddelbart iværksætte den fornødne hjælp. Borgerne revisiteres efter en individuel vurdering af behovet for visitation.

Hjælp til personlig pleje, omsorg og ernæring skal altid gå forud for praktisk hjælp. Daglig hjælp til personlig pleje og ernæring kan ikke aflyses, men kan evt. reduceres. Såfremt den praktiske hjælp, efter en konkret vurdering, midlertidigt bliver afkortet, omlagt eller aflyst skal ændringerne registreres for hver enkelte borger. En konkret ydelse kan ikke omlægges to gange i træk. Leverandøren orienterer borgeren telefonisk mellem kl. 8.00 - 10.00, hvis aftalen ikke kan holdes.

Erstatningsbesøg aftales samme dag og nyt besøg afholdes inden for følgende tidsrum:

  • Ugentligt bad: Inden 1-2 hverdage
  • Rengøring: Inden 5-7 hverdage
  • Tøjvask: Inden 3-5 hverdage
  • Indkøb: Inden 1-2 hverdage

Evt. afvigelser skal registreres i samarbejdsbogen.

Såfremt planlagt praktisk hjælp eller hjælp til ugebad falder på en helligdag eller anden officiel fridag, skal leverandøren aftale en alternativ dag, hvor ydelsen kan leveres. Det alternative besøg skal leveres med samme frister som er nævnt ovenfor. Borgere, der selv aflyser besøg i forbindelse med helligdage, skal have tilbud om erstatningsbesøg. Såfremt borgeren ikke tager imod dette tilbud, gives ikke erstatning.

Leverandørerne får oplyst både de visiterede ydelser samt tidsrammen.

Leverancesikkerhed og meddelelsespligt

Leverandøren skal sikre, at der leveres hjælp i overensstemmelse med den trufne afgørelse, så borgerne ikke mærker til evt. problemer, der måtte være i forbindelse arbejdstilrettelæggelse ved ferie, sygdom eller andet fravær. Leverandøren skal således have et beredskab, der kan håndtere fravær hos medarbejderne og pludseligt ændrede behov hos borgerne.

Medarbejderne vurderer løbende og giver tilbagemelding til relevant fagperson, hvis der er ændringer i den enkelte borgers situation/almentilstand/behov. Væsentlige ændringer i borgernes behov skal straks videregives til visitationen enten pr. telefon eller på fax.

Hvis medarbejderen, ved et planlagt besøg, ikke kan komme i kontakt med borgeren, skal medarbejderen omgående undersøge årsagen til fraværet. Såfremt årsagen ikke kan klarlægges, skal leverandøren straks rekvirere låsesmed for at skaffe sig adgang til boligen. Evt. udgift til låsesmed er et anliggende mellem leverandør og borger.

Nødkald

Kommunes nødkald betjenes af Vitaris. Evt. kald vedrørende sygepleje videregives til den kommunale hjemmesygepleje. Kald om personlig bistand videregives til leverandøren.

Kontaktperson og telefontid

Leverandører af praktisk hjælp skal kunne træffes telefonisk af borgeren og kommunen i tidsrummet kl. 8.00-15.00 alle hverdage. Leverandører af pleje skal kunne træffes telefonisk af borgeren og kommunen 24 timer i døgnet alle ugens dage.

Borgerne kan henvende sig til den kommunale myndighed ved svigt i leverancen. Den kommunale myndighed sikrer, at der er et vist beredskab, så der kan ydes den fornødne personlige pleje, såfremt en leverandør i helt uforudsete situationer (konkurs eller lign.) ikke kan løse opgaven.

Arbejdsmiljø

I tilknytning til visitators visitationsbesøg udarbejdes en foreløbig vurdering af rammerne for arbejdet i hjemmet, herunder behovet for plejehjælpemidler. Skemaet faxes til leverandøren.

Leverandøren udarbejder en decideret arbejdspladsvurdering. Ved arbejdspladsvurderingen skal leverandøren tage stilling til, om hjemmet er indrettet, så arbejdet kan udføres sikkerhedsmæssigt forsvarligt og om der er de nødvendige hjælpemidler, synlige og intakte elinstallationer samt rengøringsmateriel til rådighed for de udførende medarbejdere.

Arbejdspladsvurderingerne skal være skriftlige og det forventes, at leverandørerne følger op på evt. anvisninger. Det forventes endvidere, at kommunens regler for anvendelse af rengøringsmidler overholdes. Endvidere skal leverandøren overholde krav om tilstedeværelse af to hjælpere i visse plejesituationer, jf. leverandørskemaet. Leverandøren er ansvarlig for at sikre et forsvarligt fysisk og psykisk arbejdsmiljø i samarbejde med borgeren. Evt. problemer i opfyldelsen af dette, hvor det har betydning for udførelsen af opgaverne/tildelingen af ydelserne, videregives til Visitationen.

Kommunen stiller de nødvendige arbejdsredskaber og tekniske hjælpemidler, fx plejeseng og lift, til rådighed ved personlig pleje samt konkret vejledning i brugen af disse ved forflytningsinstruktør. Det forventes derfor, at leverandørerne gør en målrettet indsats for at mindske skader som følge af forflytninger. Leverandøren stiller beskyttelseshandsker til rådighed for medarbejderne.

Uddannelsesforhold for det udførende personale

Til at udføre opgaver hos borgere, der er visiteret til ydelserne personlig pleje og personlig pleje kombineret med praktisk hjælp skal primært anvendes medarbejdere med social- og sundhedsfaglig grunduddannelse.

Til at udføre opgaver hos borgere, der udelukkende er visiteret til praktisk hjælp, indkøb og tøjvask benyttes fortrinsvis medarbejdere med en social- og sundhedsuddannelse, men ved mangel på uddannet personale kan der efter ansøgning og i dialog med kommunen benyttes medarbejdere, der ikke har en egentlig social- og sundhedsfaglig grunduddannelse. I så fald er det et krav, at leverandøren sikrer sig, at medarbejderen har den fornødne viden, så pågældende i hvert enkelt tilfælde er i stand til at medinddrage borgerne for at opnå det aktiverende sigte.

Det er endvidere et krav, at medarbejderne introduceres grundigt til opgaverne og til arbejdsteknik samt er oplært i udførelsen af opgaven. Det er også en forudsætning, at medarbejderne til stadighed har mulighed for at modtage vejledning og opfølgning på opgaveløsningen fra en faguddannet person. Ved vikaransættelser kan benyttes ikke faglærte medarbejdere.

Evt. specifikke kompetencekrav til udføreren vil fremgå af leverandørskemaet under rubrikken. Fx kan beskrives, at en bestemt pleje skal udføres af en medarbejder med uddannelse som social- og sundhedshjælper eller af en social- og sundhedsassistent eller svarende til kompetenceniveauet for en social- og sundhedsassistent.

Det er en forudsætning, at samtlige medarbejdere kan tale og skrive dansk.

Faste medarbejdere hos borgerne

Leverandøren skal tilstræbe, at opgaverne udføres af faste medarbejdere med kendskab til borgeren for at minimere borgerens oplevelse af skiftende hjælpere. Målet er, at borgeren skal have en fast medarbejder inden for en måned. Såfremt leverancen omfatter personlig pleje, skal det tilstræbes, at der kommer færrest mulige hjælpere hos borgeren.

Leverandøren skal sikre, at medarbejderne ikke har strafforhold, der gør dem uegnede til at arbejde inden for området.

Den enkelte medarbejder skal til enhver tid medbringe Id-kort med billede. Id-kortet skal bæres synligt.

Fastansatte medarbejderne skal bære uniform/beklædning med logo.

Modtagelse af elever

Leverandører skal kunne påtage sig en uddannelsesforpligtelse svarende til leverandørens andel af den samlede arbejdsmængde. Det er social- og sundhedsskolerne, der godkender en arbejdsplads som praktiksted.

Beskæftigelse på særlige vilkår

Der henvises til Rødovre Kommunes initiativer i relation til projekt Trivsel, sundhed og fastholdelse samt Aftale om socialt partnerskab mellem Rødovre Kommune og Rødovre Kommunes Social- og Sundhedsforvaltning.

Frist for skift af leverandør

Frister for skift af leverandør er en måned efter udgangen af den måned, hvori modtageren af hjælpen har anmodet om at skifte leverandør. Skift af leverandør kan alene ske på foranledning af borgerne.

Kontraktforhold

Kommunalbestyrelsen behandler ansøgninger om godkendelse som leverandør en gang i kvartalet. Ansøgningsfristerne er d. 31. marts, d. 30. juni, d. 30. september og d. 31. december. Økonomiudvalget behandler ansøgninger i marts, juni, september og december måned.

Leverandører, der ikke godkendes, vil få en skriftlig begrundelse for afslaget.

I kontrakten vil være indføjet et opsigelsesvarsel, hvis kommunen beslutter at skifte fra godkendelsesmodel til udbudsmodel. I øvrigt ophører kontrakten umiddelbart ved grov misligholdelse af kontrakten.

Leverandøren kan ikke, uden Kommunalbestyrelsens godkendelse, overdrage sine rettigheder til tredjemand. Leverandøren har det fulde ansvar ved evt. anvendelse af underleverandør. Evt. underleverandører skal leve op til de samme kvalitetskrav, som stilles til den kontraktansvarlige leverandør.

Leverandøren skal straks give en skriftlig og begrundet meddelelse til myndighedsfunktionen, hvis leverandøren kan forudse, at kontrakten ikke bliver opfyldt.

Priser

Leverandørerne betales i overensstemmelse med de offentliggjorte priser. Det er den planlagte, leverede hjælp, der afregnes. Desuden har leverandøren krav på afregning, hvis borgeren selv aflyser hjælpen mindre end 24 timer, før hjælpen skulle have været leveret eller ved akutte indlæggelser og udskrivelser inden for det døgn, hvor ydelsen skal leveres.

Timepriserne dækker de totale omkostninger, der er forbundet med at levere en times hjælp hos borgeren. Priserne er beregnet ud fra samtlige omkostninger, der vedrører kommunens leverandørvirksomhed af personlig pleje og praktisk hjælp, herunder såvel direkte som indirekte omkostninger. Omkostningerne og timepriserne er beregnet ud fra en tidsregistrering af udvalgte hjemmehjælpsgrupper samt aften- og nathjemmeplejen. Institut for Serviceudvikling har bistået kommunen med ekspertise ved beregningerne. Priserne er opgjort som priser for

  • Praktisk hjælp.
  • Personlig pleje i dagtimerne.
  • Personlig pleje på ubekvemme tider.

For indkøb og madservice er priserne fastlagt pr. ydelse.

Økonomisk bæredygtighed

Den potentielle leverandør skal kunne dokumentere, at den ikke er i betalingsstandsning eller på anden måde i en økonomisk situation, der vanskeliggør en opfyldelse af de forpligtelser, der vil følge med en godkendelse som leverandør.

For at sikre levering af ydelser i tilfælde af konkurs eller lignende stilles krav om, at leverandøren stiller sikkerhed ved indefrysning af et beløb, der står i rimeligt forhold til den forventede omsætning. Sikkerhedsstillelsen skal garantere, at der ved fx konkurs kan hentes økonomisk dækning til vikarer, indtil borgerne har valgt en ny leverandør.

Leverandøren må ikke have ubetalt gæld til det offentlige på 50.000 kr. eller derover.

Dokumentation

Dokumentation for leverancen, kommunikation og indberetning skal kunne ske elektronisk. Det er en forudsætning, at leverandøren sørger for den nødvendige internetadgang. Leverandøren skal dokumentere, at de visiterede ydelser leveres inden for de til en hver tid gældende rammer.

Faktureringsgrundlaget er den tidsangivelse, der er anført på leverandørskemaet med evt. korrektioner for afvigelser. Der faktureres månedsvis bagud, således at leverandøren fakturerer det samlede antal minutter pr. borger.

Leverandørerne har notatpligt i forhold til ydelserne. Samarbejdsbogen benyttes. Leverandører skal efter begæring videregive oplysninger om borgerne til visitationen fx til brug for relevante myndigheder. Såfremt en leverandør vil benytte stregkodesystem eller anden elektronisk registrering, skal dette ske efter aftale med myndighedsfunktionen.

Samarbejdsbogen

Den kommunale samarbejdsbog skal benyttes. Samarbejdsbogen er leverandørens arbejdsredskab og startes af leverandøren. Bogen leveres til leverandørerne, som sørger for at samarbejdsbogen udleveres til borgeren ved første besøg.

Ved skift af leverandør skal samarbejdsbogens registreringsskemaer og sidste nyt opbevares af Hjemmeplejen (området) eller den private leverandør. Resten af samarbejdsbogen forbliver hos borgeren.

Ved ophør skal samarbejdsbogen retur til Hjemmeplejen, hvis det er en borger, der er i hjemmeplejeregi.

For borgere, der får hjælp fra privat leverandør og som ophører skal samarbejdsbogen afleveres til kommunen (visitationen) af den private leverandør.

Kommunikation

Det er et krav, at leverandørerne sikrer videregivelse af information til visitationen om ændringer i modtagerens behov for hjælp. Dette skal ske pr. fax/telefon og efter nærmere aftalte regler. Leverandører af personlig og praktisk bistand skal indgå i et tæt samarbejde med visitatorerne.
Der vil blive indgået skriftlige aftaler mellem leverandør og visitation om levering af de ydelser, der er truffet afgørelse om.

Der er oprettet et samarbejdsforum mellem visitationen og leverandørerne. Deltagere er repræsentanter fra leverandørerne og fra visitationen. Møderne bruges til bl.a. at drøfte kvalitetskrav, dokumentation og kommunikation. Møderne har kompetence til at afgøre praktiske spørgsmål, mens spørgsmål af principiel karakter vil skulle forelægges for det politiske system.

Regler om overholdelse af tavshedspligt og aktindsigt

Leverandøren er ved opgavevaretagelsen jf. § 43 stk. 2 i omfattet af reglerne i forvaltningsloven og offentlighedsloven. Leverandøren forpligter sig til at overholde sikkerhedsforskrifter m.v. i forbindelse med behandling af personoplysninger, jf. .

Leverandøren og dennes medarbejdere har tavshedspligt med hensyn til oplysninger som de måtte blive bekendt med under udførelsen af arbejdet. Tavshedspligten fortsætter efter kontraktens udløb og efter den enkelte medarbejders fratræden fra stillingen.

Leverandøren er forpligtet til at følge reglerne om klageadgang.

Gaver m.v.

Leverandørerne og medarbejderne må ikke modtage gaver, pengebeløb, arve eller indgå handler med borgerne.

Leverandørerne har erstatningspligt, såfremt medarbejderne ødelægger indbo, tøj, mister borgernes penge m.v.

Mistanke om tyveri, begået af ansatte, skal af borgeren meldes til politiet og sagen behandles efter gældende retspraksis.

Kvalitetsvurdering

Kommunens lovbestemte tilsynsforpligtigelse omfatter ydelser udført både af private og af den kommunale leverandør. Tilsynsforpligtigelsen omfatter en sikring af, at opgaverne løses i overensstemmelse med de afgørelser, der er truffet og efter kommunens kvalitetsstandarder.

Myndighedsfunktionen har såvel en forpligtelse til opfølgning på visitationen som en tilsyns-/kontrol-funktion af leverancen. Sidstnævnte tilsyn handler både om indholdet i ydelserne, omfanget og den måde, opgaven bliver løst på. Tilsynet vil være en del af visitatorernes revurderingsbesøg.

Rødovre Kommune vil også løbende foretage undersøgelser blandt et udsnit af borgerne. Undersøgelserne vil omhandle ydelserne, omfanget og kvaliteten. Leverandøren er forpligtet til aktivt at medvirke ved disse undersøgelser. Leverandørerne vil få mulighed for at kommentere undersøgelserne. Desuden vil der være registrering af årsager til skift af leverandør.

Kommunen kontrollerer løbende om leverandørerne overholder kontrakten. Leverandørerne er derfor forpligtiget til at stille alle oplysninger til rådighed, så løsningen af opgaverne kan kontrolleres.

Klager

Leverandøren skal benytte et formaliseret system for behandling af klagesager. Klager vedrørende afgørelsen (visitationen) behandles af kommunen. Modtager leverandøren klager vedrørende afgørelsen henvises til kommunen.

Klager fra borgerne til leverandøren vedrørende forhold ved medarbejdernes udførelse af opgaven besvares af leverandøren med kopi til Visitationsafdelingen. Leverandørerne skal medvirke til at videregive alle relevante oplysninger til sagens behandling i Klagerådet. Såfremt klagen er berettiget, skal leverandøren umiddelbart bringe de påklagede forhold i orden uden beregning.

Kontaktinformation

Rødovre Kommune
Social- og Sundhedsforvaltningen
Gunnekær 64
2610 Rødovre

Telefon
36 37 70 00

Email

Kontakt og åbningstider