Indkøbspolitik

I Rødovre Kommune vil vi være en mønsterkommune på velfærd. Samtidig er det afgørende for os, at vi bidrager til og understøtter bæredygtighed og social ansvarlighed med vores indkøb. Vi har derfor tre fokusområder for vores indkøbspolitik.

1. Vi vil fremme bæredygtighed

Indkøbene skal i videst muligt omfang understøtte kommunens klimahandlingsplan, hvor målet er 70% CO2-reduktion i 2030 og CO2 neutralitet i 2050. For at opnå målet skal markedet for offentlige indkøb rykkes i en mere bæredygtig retning. Det kræver et samarbejde på tværs af hele den offentlige sektor, og det bidrager vi til.

Når vi samarbejder på tværs i det offentlige, kan vi mere. Rødovre Kommune følger KL’s fælleskommunale indkøbsstrategi, hvor arbejdet med at reducere klima- og miljøpåvirkningen fra kommunernes indkøb og forbrug indgår som et selvstændigt pejlemærke. Igennem KL’s medejerskab af Staten og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) bliver indkøbsaftalerne løbende fornyet i en grønnere retning. Rødovre Kommune er blandt de kommuner i landet med den højeste tilslutning til forpligtende fælleskommunale indkøbsaftaler, og det skal vi blive ved med at være.

2. Vi vil købe socialt ansvarligt ind

Rødovre Kommune forventer at kommunens leverandører tager socialt og etisk ansvar. Vi stiller konkrete krav igennem eksempelvis sociale klausuler og arbejdsklausuler i udbudsmaterialer, og vi har en løbende dialog og vidensdeling mellem kommunen og leverandørerne. Det gør, at vi sammen kan løfte vores fælles samfundsopgaver.

3. Vores indkøb skal være effektive

Samlet skal indkøbspolitikken understøtte en effektiv drift og give mest mulig værdi for pengene.

Gode indkøb kan medvirke til, at vi kan bruge flere ressourcer på velfærd. Det sker både ved at skaffe direkte økonomiske gevinster og ved at fastholde og forbedre den service, som kommunen leverer til borgerne. Målet er at købe den rigtige vare til den rigtige pris.

På samme måde sparer fælles indkøbsaftaler administrative ressourcer hos kommunen og giver økonomisk bedre aftaler igennem stordriftsfordele.

Politik for alle Rødovre Kommunes indkøb

Indkøb finder sted på alle niveauer i kommunens organisation og er tæt knyttet til de ydelser, som kommunen leverer. Borgerne og medarbejderne skal være trygge ved de valg, der træffes, når kommunen køber ind. Det er et stort ansvar at forvalte indkøbsmidlerne, men når vi gør det sammen, kan vi opnå resultater, der rækker længere end behovet i det enkeltstående indkøb.

Britt Jensen
Borgmester

Rødovre Kommune købte i 2024 varer og tjenesteydelser for 1,3 mia. kr. Inden for tjenesteydelser er de største indkøb indenfor borgerrettede ydelser som f.eks. sociale botilbud, specialundervisning, støttekontaktpersonordninger og transport, ligesom kommunen også har et stort forbrug på fx håndværker- og vikarydelser. På varesiden er de store områder fødevarer, hjælpemidler til borgere, it- og teleudstyr og forskellige former for forbrugsartikler til fx rengøring.

Indkøbspolitikken fastlægger de overordnede principper og målsætninger for Rødovre Kommunes indkøb. Kommunen indgår fælles indkøbsaftaler, som skal bruges af alle kommunens forvaltninger, afdelinger og institutioner.

For at leve op til principperne, er det helt nødvendigt, at flest mulige områder er aftaledækket. En stor del af indkøbene sker på fælleskommunale aftaler eksempelvis igennem SKI og Vestegnens Indkøbsforum (VIF). Relevante aftaler bliver gjort tilgængelige i kommunens e-handelssystem for at lette det administrative arbejde med at gennemføre indkøb på aftaler. I det omfang, det er nødvendigt, udbyder Rødovre Kommune også egne aftaler. Disse fremgår som en del af udbudsplanen, der fremadrettet fremlægges for Kommunalbestyrelsen én gang årligt. Her vil målsætningerne for de enkelte aftaler kunne drøftes.

Alle indkøb i Rødovre Kommune skal følge indkøbspolitikkens principper indenfor tre kategorier:

1. Bæredygtige indkøb, med fokus på at nedbringe klimabelastningen
2. Socialt ansvarlige indkøb, med fokus på sociale klausuler og arbejdstagerrettigheder
3. Effektive indkøb, med fokus på at nedbringe omkostningerne og gøre det let at anskaffe den rigtige vare eller tjenesteydelse til den rigtige pris

For at opnå målene er det vigtigt, at der kontinuerligt er fokus på, at gøre det let og tilgængeligt for kommunens indkøbere at anskaffe den rigtige vare eller tjenesteydelse. Kommunens centrale indkøbsfunktion understøtter de decentrale indkøbere gennem support og uddannelse.

På de følgende sider foldes principperne ud.

Rødovre Kommune vil reducere klimapåvirkningen fra indkøb af varer og tjenesteydelser.

Dette skal ske igennem fokus på øget viden om grøn bæredygtighed, bedre data, grønnere indkøb samt fokus på genanvendelse.

Rødovre Kommune vil gøre det nemmere at træffe bæredygtige valg

• Vi stiller information til rådighed for indkøberne, så det bliver nemmere at træffe bæredygtige valg. Det sker særligt i forbindelse med implementering af nye indkøbsaftaler.
• Vi sikrer, at indkøberne hjælpes til at finde velegnede erstatninger for mere klimabelastende varer, for at få en effekt af nye og grønnere aftaler.
• Vi forbedrer datakvaliteten og etablere rapporter med ”grøn compliance”, så det er muligt at måle grøn bæredygtighed i indkøb

Rødovre Kommune har som første skridt anskaffet et nyt indkøbsanalysesystem, der kan kortlægge indkøb på produktniveau. Det vil herigennem blive muligt at rapportere andel indkøb af miljømærkede produkter. Udviklingen af systemernes understøttelse af produkterne CO2-aftryk følges tæt og muligheder vil blive implementeret i takt med at de udvikles.

Rødovre Kommune vil købe flere miljømærkede produkter

• Vi stiller krav om et bredt udvalg af miljømærkede produkter på kommunens aftaler
• Vi vil gøre det lettere at købe miljømærkede produkter, som eksempelvis Svanemærket eller EU-blomsten i kommunens e-handelssystem

Rødovre Kommunes e-handelssystem viser, hvilke miljømærker de enkelte produkter har. Der er en løbende udvikling med henblik på, at gøre det lettere at fremsøge varer med specifikke miljømærker. Endvidere arbejdes der på at miljømærkede varer fremhæves særskilt i systemet.

Rødovre Kommune vil købe flere klimavenlige fødevarer

• Vi sikrer at medarbejdere som køber fødevarer har viden og kompetencer til at træffe det bæredygtige valg, som derigennem fremmer efterspørgslen på markedet generelt
• Vi etablerer et målesystem for bæredygtige fødevareindkøb, da præcis denne varegruppe er mest moden til dette

Rødovre Kommune afholder i samarbejde med VIF, SKI og aftaleleverandørerne kurser på kommunens køkkenpersonale. Her undervises i tilberedning af klimavenlige måltider. Data om fødevarernes CO2-aftryk er gjort tilgængeligt fra aftaleleverandøren. Kommunen vil anvende disse data til at måle effekten af indsatsen.

Rødovre Kommune vil reducere forbrug og sætte fokus på genbrug og genanvendelse

• Vi undgår indkøb ved at købe ind med omtanke og afsøge andre muligheder, når der skal anskaffes nyt.
• Vi arbejder for at øge omfanget af genbrug. Kommunens indkøbere kan altid vælge genbrug fremfor nye varer og indkøbsaftaler gælder kun ved anskaffelse af nye varer.
• Vi vil indbygge genbrug og reparation i kommunens aftaler.
• Vi fremmer genbrug og genanvendelse ved at påvirke indkøbsadfærden i kommunens e-handelssystem

Rødovre Kommune får stadig flere indkøbsaftaler, hvor genbrug og genanvendelse bliver skrevet ind i kontrakten. Der arbejdes med at implementere aftalerne på en måde, der gør det muligt at udnytte disse nye muligheder. Fokus er derfor på adgang til reparation og reservedele, når produkterne anskaffes.

Rødovre Kommune vil fremme grøn transport

• Vi stiller krav om grøn transport i alle relevante indkøbsaftaler.
• Vi mindsker leveringsfrekvensen på indkøbsaftaler og samler indkøb
• Vi undgår så vidt muligt transportformer med høj CO2-udledning

Rødovre Kommune udskifter løbende kommunens egen bilflåde til køretøjer med fossilfri drivmidler. Ved leverancer af varer og tjenesteydelser er der fokus på leverandørernes valg af transportform. Kommunen accepterer længere leveringstider for eksempelvis at undgå flytransport af varer.

Rødovre Kommune forventer at kommunens leverandører tager socialt og etisk ansvar. Der stilles konkrete krav igennem eksempelvis sociale klausuler og arbejdsklausuler i udbudsmaterialer.

Rødovre Kommune vil anvende sociale klausuler

• Vi anvender sociale klausuler i alle relevante udbud
• Vi udmønter de sociale klausuler i praksis, i form af samarbejdsaftaler mellem virksomheder og Jobcentret
• Vi styrker indsatsen mod social dumping igennem implementering af ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter
• Vi fastholder kædeansvar som en fast del af kommunens enterprisekontrakter. Manglende overholdelse bliver betragtet som en væsentlig misligholdelse af aftaleforholdet.

Fokus for brugen af sociale klausuler er at integrere, at uddanne og at forebygge og fastholde. Vi stiller krav om, at virksomheden ansætter personer på særlige vilkår (fx fleksjob) eller skaber bedre muligheder for at aktivere ledige. Leverandøren skal også beskæftige et fast antal elever i uddannelsesaftaler i forbindelse med konkrete opgaver. Endelig kræver vi, at arbejdspladsen har en formuleret politik om at fastholde nuværende medarbejdere og forebygge nedslidning.

Rødovre Kommune vil sikre ansvarlige indkøb

• Vi stiller krav om, at kommunens leverandører og deres underleverandører efterlever de internationale konventioner som Danmark har tiltrådt, herunder ILO-konventioner om
  • tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
  • diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
  • minimumsalder for ansættelse samt forbud mod og afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
  • organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135)
  • sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen og arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155).

Sammen med leverandørerne vil Rødovre Kommune sikre, at de grundlæggende menneskerettigheder respekteres i hele kæden fra produktion til levering af varer og tjenesteydelser.

Leverandørerne og eventuelle underleverandører skal overholde nationale og internationale love og regler. Her har kommunen særligt fokus på overholdelse af ILO-konventioner og grundlæggende menneskerettigheder fastlagt i FN’s menneskerettighedserklæring.

Udgangspunktet for samarbejdet om ansvarlige indkøb er tillid og dialog. Rødovre Kommune vil dog også vurdere risikoen i de konkrete aftaler og følge op på de områder, hvor der erfaringsmæssigt kan være udfordringer.

Rødovre Kommune vil anvende udelukkelsesgrunde bredest muligt

• Vi vil anvende de frivillige udelukkelsesgrunde, som giver kommunen mulighed for at udelukke tilbudsgivere, der
  • har tilsidesat gældende forpligtelser for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område.
  • er erklæret konkurs, eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling
  • uretmæssigt har forsøgt at påvirke kommunens beslutningsproces, hvis tilbudsgiveren har fået fortrolige oplysninger, der kan give dem uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren
  • groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, egnethed eller tildeling af kontrakt

Rødovre Kommune ønsker kun at samarbejde med virksomheder, der ikke medvirker til skatteunddragelse. Eksempelvis må Rødovre Kommunes bankforbindelser ikke medvirke til, at deres kunder på ulovlig vis kan unddrage sig skattebetaling ved at banken rådgiver om anvendelse af skattely og/eller ulovlig skatteplanlægning (aggressiv skatterådgivning). Dette gælder nationalt og internationalt.

Rødovre Kommunes anvender de obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde i udbudsloven i relevante udbud til at sikre, at kommunens leverandører ikke overtræder den gældende lovgivning på en lang række områder, herunder med særlig fokus på virksomhedernes skattemæssige forpligtelser.

Rødovre Kommunes indkøb skal understøtte en effektiv drift og give mest mulig værdi for pengene.

Gode indkøb kan både skaffe direkte økonomiske gevinster, samt fastholde og forbedre den service, som kommunen leverer til borgerne. Målet er at købe den rigtige vare til den rigtige pris.

Rødovre Kommune vil have en høj aftaledækning

• Vi vil anvende både frivillige og forpligtende aftaler fra Staten og Kommunernes Indkøbsservice i stor udstrækning
• Vi vil udbyde aftaler i samarbejde med Vestegnens Indkøbsforum for at samle volumen og spare ressourcer og derudover gennemføre egne udbud i det omfang det er nødvendigt eller giver kommunen særlige fordele
• Vi vil bidrage aktivt til udarbejdelse og kvalitetssikring af fælles udbud.

Rødovre Kommune samler organisationens indkøbsvolumen, så alle bruger de samme leverandører. Det giver et mindre forbrug af medarbejderressourcer til aftaleindgåelse og administration.

Indkøb under tærskelværdien for EU-udbud vil blive aftaledækket igennem tilbudsindhentning, når det er relevant, i videst muligt omfang.

Rødovre Kommune vil have høj kvalitet og økonomisk fordelagtige aftaler

• Vi vil fokusere på mere end bare anskaffelsesprisen. Livscyklusomkostninger som eksempelvis energiforbrug, vedligeholdelsesomkostninger og omkostninger i forbindelse med bortskaffelse skal inddrages i relevante aftaler.
• Vi vil, i det omfang det er muligt, tage højde for omkostninger, der kan henføres til miljøpåvirkningen af anskaffelsen. I dagligdagen skal mange små ordrer samles til få større ordrer for at undgå gebyrer og unødige leveringsomkostninger.
• Vi vil beregne gevinster i et samarbejde mellem de involverede afdelinger og gøre det let for indkøberne at indfri besparelser igennem indkøbsaftaler

Gode priser opnås igennem en transparent anskaffelsesproces, hvor markedet nemt kan byde med de bedste og billigste produkter og ydelser til kommunen.

Rødovre Kommune vil i dialog med markedet

• Vi vil invitere markedet til dialogmøder før igangsættelse af nye udbudsforretninger
• Vi vil løbende følge op på eksisterende aftaler ved at afholde leverandørmøder løbende

I indkøbsaftalerne stilles der højes krav til kommunens leverandører. Et effektivt samarbejde gælder dog begge veje.

Rødovre Kommune vil være en professionel kunde, der forstår at værdi skabes i samarbejdsrelationen. Udfordringer løses lettere i en åben og positiv dialog.

Rødovre Kommune vil have en høj compliance på kommunens aftaler

• Vi vil måle compliance på kommunens aftaler og gøre relevant data fra kommunens indkøbsanalysesystem tilgængelig for kommunens ledere og indkøbere. 
• Vi vil følge op på manglende compliance igennem dialog med og uddannelse af kommunens indkøbere
• Vi vil løse problemer i samarbejde med leverandørerne og løbende forbedre indkøbsaftalerne så de bliver lettere at anvende

Økonomiske gevinster realiseres kun i det omfang at indkøbsaftalerne benyttes. En høj compliance opnås ved at have et stærkt og bredt fokus på udfordringer på tværs af hele organisationen.

Rødovre Kommune vil benytte e-handel

• Vi vil leve fuldt op til bekendtgørelse om e-handel i offentlige indkøb på alle omfattede områder
• Vi vil gøre det obligatorisk for kommunens indkøbere at benytte kommunens indkøbssystem, når der bestilles på en aftale, der er egnet til e-handel fordi e-handel understøtter kommunens målsætninger om effektivitet, compliance og bæredygtighed
• Vi vil aktivt bidrage til at effektivisere indkøbsprocesserne igennem elektroniske løsninger.
• Vi vil sikre, at alle kommunens indkøbere uddannes og understøttes i at anvende e-handel som den mest effektive måde til at købe ind, og derigennem frigøre mest mulig tid til andre opgaver

Fra 2025 er det igennem ”Bekendtgørelse om e-handel i offentlige indkøb” lovpligtigt at anvende e-handel ved køb af en række varer, herunder kontorartikler, møbler, computere og it-tilbehør, fødevarer, forbrugsartikler og bleer.